Fins a quan conservo els documents?

posted in: Comptabilitat | 0

conservacio documents

 

Vostè vol saber durant quant temps ha de conservar els documents de la seva empresa. Doncs bé, encara que el termini general segons les normes mercantils és de sis anys, sàpiga que aquest termini és superior en alguns casos…

 

Termini general de sis anys

Norma mercantil. Segons les normes mercantils, els llibres, la correspondència, la documentació i els justificants relatius a l’activitat han de conservar-se durant almenys de sis anys explicats a partir de l’últim asentament realitzat . Anotació. Segons això, el dia 1 de gener de 2015 la seva empresa podria destruir la documentació dels anys 2008 i anteriors, en haver transcorregut ja més de sis anys des de l’últim asentament d’aquests exercicis (el  de tancament).

Excepcions. No obstant això, sàpiga que aquesta regla té algunes excepcions derivades de la normativa fiscal, per la qual cosa no se li ocorri destruir tota aquesta documentació. Atenció! Encara que aquest termini de sis anys és superior al de quatre (el termini del que Hisenda disposa per revisar els impostos), és precisament la norma fiscal la que obliga a conservar certs documents per més temps.

 

Supòsits especials

Interrupcions. En primer lloc, recordi que el termini de quatre anys del que disposa Hisenda per revisar pot interrompre’s, bé per algun acte de la seva empresa (com la presentació d’una complementària), bé per actes de la pròpia Administració (com l’inici d’una inspecció que finalitza amb una liquidació provisional). Atenció! En aquests supòsits, el còmput dels quatre anys s’inicia de nou, per la qual cosa la seva empresa haurà de guardar els documents almenys quatre anys més des de la interrupció.

Impost de societats. D’altra banda, en cas que una operació tingui incidència en declaracions de l’Impost de societats d’exercicis futurs, també haurà de conservar la documentació fins que ja no puguin revisar-li aquests exercicis. Vegi alguns exemples:

  • En cas d’actius que s’amortitzin, haurà de conservar la factura de compra almenys fins que ja no puguin revisar-li l’exercici en el qual els hagi amortitzat totalment.
  • Si en un exercici obté pèrdues i genera una base imposable negativa (BIN) pendent de compensar, o bé si genera deduccions que queden pendents d’aplicar, haurà de conservar tota la documentació acreditativa durant almenys deu anys (a partir de 2015 aquest és el termini del que disposarà Hisenda per revisar la procedència d’aquestes partides).

Deu anys. Transcorreguts aquests deu anys, i mentre aquestes BINs i deduccions estiguin pendents, només haurà de conservar la declaració de l’any en què es van generar i la comptabilitat d’aquest exercici (però als simples efectes de justificar l’existència de les BINs, sense que Hisenda pugui ja modificar-les).

Atenció! Tingui en compte que a partir de 2015 podrà compensar les BINs de forma indefinida (fins ara el límit són 18 anys), per la qual cosa pot ser que *tanga que conservar aquests documents per bastants anys.

IVA. Finalment, si adquireix immobilitzats per a la seva activitat per més de 3.005,06 euros, haurà de conservar les factures d’adquisició un mínim de 9 anys, si són béns mobles, i de 14 anys, si són immobles. Atenció! Recordi que per a aquest tipus de béns existeix un període de temps posterior a la compra en el qual és possible que hagi de “regularitzar-se” part de l’IVA deduït en l’adquisició, per la qual cosa Hisenda exigeix que es conservin les factures durant aquest període.

 

En cas que alguna operació tingui incidència en declaracions d’IVA o Impost de societats d’exercicis futurs, haurà de conservar la documentació fins que ja no puguin revisar-li dits exercicis.